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Determinar um objetivo claro, preparar o ambiente e escolher os participantes de forma adequada são alguns dos tópicos

As reuniões de trabalho são importantes, mas podem se tornar grandes vilãs quando não são conduzidas da forma correta. Na maioria das vezes improdutivas, desnecessárias e longas em demasia, elas atrapalham o dia-a-dia dos profissionais e, consequentemente, o desempenho dos negócios.

Reuniões mal conduzidas podem ser repetitivas e tomar um tempo muito grande dos participantes
Thinkstock/Getty Images
Reuniões mal conduzidas podem ser repetitivas e tomar um tempo muito grande dos participantes

Rafael Nascimento, instrutor da Adaptworks, empresa especializada em treinamento e desenvolvimento, afirma que, apesar de necessárias, é preciso tomar alguns cuidados durante uma reunião empresarial. “No ambiente de startups, por exemplo, temos muitas reuniões, e isso ajuda a desenvolver os negócios, mas, muitas vezes, elas acabam sendo repetitivas e tomam um tempo muito grande”, diz.  

Aprender a planejar e organizar melhor as reuniões ajuda a alcançar os objetivos de forma efetiva. Segundo Nascimento, para que não haja retrabalho e esforço excessivo de comunicação, é preciso mapear motivações, priorizar e definir conteúdos e aprender técnicas de condução e resolução de divergências e conflitos de ideias. Ele lista 8 tópicos fundamentais para aumentar a produtividade.

1 - Preparação
“Saber o que precisa para a reunião parece óbvio, mas muita gente deixa de fazer esse exercício”, afirma. É necessário colher as informações pertinentes, identificar os participantes essenciais, definir uma pauta, informar-se sobre os integrantes e sobre os tópicos da reunião, preparar o ambiente adequadamente e arquitetar uma introdução eficaz.

2 - Iniciando
Para Nascimento, grande parte da produtividade de uma reunião pode se perder em um início pobre. “É importante uma boa introdução sobre o assunto e uma configuração adequada da sala física, que atue a seu favor. Além disso, é essencial revisar a pauta já divulgada entre os participantes”.

3 - Foco
Um dos maiores problemas em reuniões é a perda ou falta de foco dos participantes. Nascimento acredita que isso ocorre porque a escolha do grupo frequentemente é feita de forma incorreta. "Conforme as empresas crescem, mais pessoas são envolvidas nas decisões. Mesmo que não agreguem nada, estão na sala. É uma perda de tempo. Essas pessoas poderiam estar fazendo algo de um valor maior".

4 - Informações claras
É fundamental que toda informação pertinente à reunião seja escrita em algum lugar visível aos participantes, garantindo que todos estejam tratando do mesmo ponto. Nascimento diz que é importante manter a clareza e a organização do que é escrito e garantir que o que está sendo passado no papel de fato corresponde com o que foi dito.

5 - Gerenciando personalidades
Conhecer as personalidades diferentes e saber lidar com elas é um grande desafio para os participantes. "É algo bom para a inovação, mas ruim para o consenso", afirma Nascimento. Compreender os comportamentos e saber mediar as diferenças é necessário.

6 - Construindo consenso
Nem sempre todos os participantes de uma reunião têm a mesma visão sobre o que é consenso. É preciso garantir que os participantes tenham a mesma visão sobre o tópico principal. "Por isso é importante ter uma reunião com poucos objetivos, para evitar a perda de foco para o ponto que deve ter consenso", completa Nascimento.

7 - Mantendo a energia alta
"Ninguém consegue ficar mais de uma hora numa sala contribuindo em alto nível. Pode haver algumas pausas, mas o ideal é ter objetivos curtos e dividir em reuniões menores", afirma o instrutor.

8 - Fechando a sessão
Uma reunião não deve terminar com "é isso" ou "pronto". "Fazer uma revisão do que foi discutido e resolvido antes de terminar e recapitular o que foi concluído ali, para garantir que está todo mundo na mesma página, é fundamental", aconselha.

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