Preparem-se! Entramos oficialmente na era digital! Hoje, nós vamos debater um assunto que pode ajudar bastante na celeridade e engajamento de seus condôminos, em questões centrais a respeito do seu condomínio: a utilização da ferramenta "assembleia virtual".
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Sabemos que novas tecnologias se desenvolvem numa velocidade incrível, muitas vezes ultrapassando até mesmo a velocidade com que conseguimos absorvê-las do ponto de vista jurídico-operacional por exemplo, mas nem por isso deixam de ser ferramentas poderosíssimas para solucionar problemas do nosso cotidiano, facilitar nossa vida e diminuir o tempo que gastamos com tantas obrigações e afazeres diários. Se utilizada com responsabilidade e conhecimento, a assembleia virtual veio para quebrar paradigmas, facilitar a vida de todos, e reduzir os constantes conflitos da vida em coletividade pelos quais passamos diariamente em nossas vidas.
No modelo tradicional de se fazer assembleia, temos inúmeros pontos negativos que, além de dificultar a tomada de decisão, acabam gerando desconforto entre os moradores. Em primeiro lugar, com a vida corrida que temos nos tempos atuais, trânsito, trabalho, escola das crianças, etc. Nem sempre conseguimos atender à uma convocação de assembleia, e neste caso, deixamos de votar em questões que depois podem se tornar grandes problemas individuais.
A frequência em assembleias tradicionais hoje em dia, muitas vezes não chega nem a 15% do número de condôminos aptos a participar, enquanto que numa virtual, esse número chega a dobrar!! Outros pontos negativos em relação à assembleia tradicional, são a perda de foco com assuntos que não estão em pauta, mas são levantados assim mesmo por quem se sente incomodado, as discussões pessoais acerca de questões individuais que nada tem a ver com os demais presentes, sem contar a perda de tempo e gasto de dinheiro com aluguel de cadeiras, telões, microfone, etc.
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Por outro lado, com o avanço das tecnologias, proteções mais concretas contra fraudes e funcionamento mais rápido da internet, foi possível a criação de plataformas que permitem que se faça uma assembleia virtual confiável e válida juridicamente. É claro que temos que nos atentar para questões jurídicas, e começar a prática com questões menos polêmicas, até que possamos nos acostumar com esse novo formato, e ao mesmo tempo possamos ter mais confiança nessas plataformas, mas a tecnologia em si já está disponível e bastante avançada.
A primeira coisa que se deve fazer, é procurar saber se na convenção de seu condomínio não há nenhum tipo de proibição em relação a uma assembleia virtual.
Normalmente as convenções não fazem nenhum tipo de menção a essa modalidade, até porque na sua maioria, quando confeccionadas nem existia tal tecnologia. Se não mencionar nada, desde que sejam respeitados os preceitos do código civil sobre o assunto, a modalidade passa a ser uma alternativa.
Porém, caso haja alguma cláusula em sua convenção que diga que as assembleias devem obrigatoriamente ser realizadas no salão de festas do condomínio por exemplo, aí existe um empecilho e teria que se alterar essa convenção antes de se pensar em fazer assembléia virtual, lembrando sempre que o quórum para mudança de convenção é de ⅔ dos proprietários, o que pode tornar bastante difícil essa tarefa.
Outro ponto de atenção, são as pessoas de mais idade, ou que não se familiarizam bem com novas tecnologias, é preciso fazer um treinamento e inclusão dessas pessoas, para que não se sintam prejudicadas nessa situação.
Tudo isto posto, o ideal é procurar e escolher entre as disponíveis, a melhor plataforma que atenda o universo do seu condomínio para realizar este tipo de assembléia, existem sistemas avançados hoje que permitem envio de procuração por aplicativo para votação, fóruns de discussão sobre os itens das pautas das assembléias, segurança virtual mais ou menos avançada, com diferenças de preços, etc. Resta saber o que melhor funciona para o seu caso.
Assim, como de costume, separamos aqui algumas dicas do que pode ser feito para garantir que sua assembléia virtual seja um sucesso:
- Faça as convocações dentro do código civil e propicie treinamento e teste para que todos sejam incluídos nos ambientes de votação, até os mais velhos ou quem não é muito "chegado" à tecnologia, garanta a todos o acesso ao sistema;
- Procure se informar e escolher a melhor plataforma que se encaixe nas necessidades do seu condomínio;
- Faça uma análise prévia de sua convenção e consulte um advogado antes de se aventurar nessa novidade;
- Utilize a ferramenta virtual nos casos de menor impacto financeiro e menos polêmica, ítens de maior complexidade e que envolvem muito investimento ainda são mais confiáveis se discutidos presencialmente;
- Mantenha sempre pelo menos uma assembléia geral ordinária presencial por ano no seu condomínio, independente de quantas virtuais realizar;
- Leve a ata da assembléia virtual para ser registrada em cartório após a votação;
- Fique atento às procurações e modelos, veja se o seu sistema suporta recebimento dessas procurações via aplicativo ou se precisa ser entregue na administração do condomínio com antecedência;
- Procure sempre um sistema que tenha mecanismos à prova de fraudes e que permita auditar os votos posteriormente;
- Utilize também essa ferramenta em conjunto com a assembléia presencial, possibilitando a votação também àqueles que não conseguiram chegar presencialmente à assembléia na data e horário marcados;
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Por fim, quando se trata de um assunto tão novo como este, não existem especialistas, o que dá ou não dá certo acaba sendo por experiência mesmo, e aí entra a particularidade de cada síndico, cada condomínio etc. Procure se cercar de informações e faça tudo com bom senso, se você a utilizar com inteligência, a assembleia virtual
pode ser uma grande aliada à sua gestão.