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Colunista do iG e especialista na área condominial há 18 anos, Roberto Piernikarz aborda comunicação em condomínios - como fazer e o que evitar

 WhatsApp pode ser uma arma para boa comunicação nos condomínios
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WhatsApp pode ser uma arma para boa comunicação nos condomínios

Hoje abordaremos um tema de extrema importância em qualquer um dos condomínios espalhados pelo Brasil: a comunicação !

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Este assunto sempre foi relevante para uma boa gestão de condomínios . Saber o que o seu público, ou melhor, os seus condôminos desejam, suas reclamações, dúvidas e incertezas, pode contribuir muito para a boa convivência em sociedade, e para escalar prioridades de gestão, fazendo com que seu trabalho seja mais focado e melhor avaliado e percebido.

Antigamente não existiam tantas maneiras de se comunicar em tempo real, os problemas iam se acumulando até que chegassem aos ouvidos dos gestores, e muitas vezes quando chegavam já era tarde demais para corrigir ou evitar prejuízos, para tomar uma atitude a respeito de determinado assunto, e assim por diante.

Com a evolução da tecnologia, celulares de última geração e aplicativos cada vez mais integrados e incorporados à nossa rotina, isso mudou completamente! Hoje é possível tratar os problemas em tempo real, na hora, com muito mais agilidade e foco no que interessa. Em contrapartida, somos muito mais cobrados para resolver as coisas em tempo relâmpago, pois nos acostumamos a saber de tudo em "real time", e a termos resposta pronta para qualquer assunto, ainda que seja uma resposta rasa.

O primeiro desafio que encontramos, é que apesar de existirem hoje ferramentas poderosas e acessíveis de comunicação, nem sempre isso significa que vai facilitar nossa vida... Com o número de novas tecnologias lançadas a cada ano, ficamos resistentes a novos aplicativos, não queremos acessar uma coisa em cada lugar, ter de atualizar várias plataformas, etc.

Muitos condomínios tem hoje diversos canais de comunicação, tais como telas em elevadores e aplicativos próprios ou das administradoras, mas na maioria das vezes não estão integrados e acabam por dificultar o dia a dia dos condôminos à medida em que estes precisam checar e monitorar todos esses canais ao mesmo tempo, perdendo a eficiência e o objetivo por trás disso tudo: A rapidez e a praticidade.

E como podemos contornar esse problema? Simples, a primeira medida é tentar se utilizar de canais que já acessamos no nosso cotidiano, como whatsapp que já temos, e/ou sites que já acessamos periodicamente, como link para pagamento do boleto do condomínio por exemplo.

O primeiro passo é a criação de grupos em aplicativos "messengers" tais como o whatsapp por exemplo, que já se tornou a ferramenta mais utilizada de comunicação em tempo real hoje em dia! Esses grupos devem servir para enviar comunicados, informar sobre questões emergenciais como uma queda de energia, ou manutenção na rede de água e esgoto, bem como para receber sugestões, críticas, reclamações, etc.

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Contudo, é preciso ficar atento, pois quando esses grupos permitem a interação entre os próprios condôminos, podem acabar se desvirtuando e expondo determinado morador, que pode se sentir acuado ou exposto e acabar gerando uma discussão ou até briga de fato, e por muitas vezes se tornando até caso judicial. Isso pode ser mitigado se utilizarmos ferramentas como as listas de transmissão por exemplo, onde uma mensagem vai para todos mas não em um grupo interativo, mas de maneira separada!!

É de extrema importância que se separe o canal oficial da administração do condomínio do canal de comunicação dos moradores que interagem entre si! Este último deve servir apenas para os condôminos tocarem informações, oferecerem e contratarem serviços de seus vizinhos, etc.

E o poder desse tipo de comunicação vai muito além de só fazer comunicados… Além disso, também podemos perguntar algo, ou solicitar algo como fazer uma enquete por exemplo para ver se os condôminos preferem reformar academia ou pet place… Imagine você recebendo pelo WhatsApp durante seu expediente, mensagem avisando que vai haver manutenção e corte de energia no seu prédio… Ora, você pode então ir tomar uma cerveja com os amigos ou até jantar com a família para voltar depois que acabar a manutenção!

As possibilidades são infinitas, e por isso separamos aqui algumas dicas de como comunicar e o que comunicar dentro do seu condomínio:

  1. Separe a comunicação oficial do condomínio da comunicação entre moradores utilizando as ferramentas de listas de transmissão por exemplo;
  2. Utilize-se desse canal para comunicar manutenções programadas de rede elétrica ou hidráulica, manutenção e interdições internas, eventos, fazer enquetes, convocar assembléia, pedir auxílio em alguma questão, informar novos procedimentos, troca de funcionários, entre outros;
  3. Procure contratar planos específicos oferecidos por esses aplicativos para pessoas jurídicas, onde tem mais funções e fica mais fácil controlar seu uso com muitos acessos;
  4. Procure tentar integrar os ambientes de aplicativos da sua administradora e do condomínio com os aplicativos que já usamos no dia a dia, procure empresas especializadas nisso;
  5. Crie canais rápidos de conversa entre síndico, conselho e administradora;
  6. Peça para que os condôminos que virem algo fora do comum ou queiram fazer uma reclamação, utilizem a função de tirar fotos para ilustrar corretamente o ocorrido, assim você terá subsídios caso seja necessária uma notificação ou aplicação de multa por exemplo;
  7. Informe o canal oficial e desencoraje os moradores a falar de assuntos de administração em seus grupos pessoais do prédio, para não gerar conflitos e exposições desnecessárias.

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Enfim, utilize à vontade esses canais de comunicação, mas sempre com cautela a fim de não gerar conflitos. Comunicar é essencial e muito produtivo quando se sabe falar com seu público e em qual momento, mas pode ser um grande transtorno se gerar mal entendidos ou confusões, fique atento pois de nada adianta usar a tecnologia a seu favor nos condomínios , se não souber qual o assunto e como deseja abordá-lo!

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