Algo que frequentemente acabamos nos esquecendo no dia a dia de um condomínio, como armazenar um simples documento, pode se tornar uma grande dor de cabeça para síndicos e condôminos.
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O que normalmente acontece, é que as pessoas não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é regida por lei!! Sem contar que, em alguns casos, o tempo regulamentado para guarda de alguns documentos pela legislação vigente, pode chegar a mais de três décadas; Enquanto outros nem sequer podem ser descartados, tais como os que se referem a processos trabalhistas e prontuários de funcionários do condomínio por exemplo.
Além de serem extremamente valiosos para o histórico, controle, e tomada de decisão futura pelo síndico e/ou membros do conselho, tais documentos podem servir ainda como prova frente a possíveis futuras ações trabalhistas, ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.
Outro motivo importante para se ter tudo organizado, é o fato de que num eventual processo contra o condomínio, este pode acabar perdendo mesmo estando correto, simplesmente por não ter os documentos guardados e, consequentemente, não conseguir provar sua "inocência"!
É fato que o e-social, deve começar a ajudar os condomínios a se organizarem, à medida em que, a partir de sua implementação, muitos desses referidos documentos, passarão a ser imputados dentro do sistema, com possibilidade de consulta tanto do condomínio quanto dos órgãos federais, estaduais e municipais. Isso por si só já vai obrigar aos síndicos ficarem atentos a este tema, pois as autuações são bastante pesadas para quem não coloca os documentos no sistema, e nos prazos estipulados pela legislação.
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Mas isso não torna o assunto menos importante, absolutamente. Muito pelo contrário, com estes cruzamentos de dados que propicia o e-social, a fiscalização será certamente infinitamente mais rigorosa do que é hoje; E com isso, o condomínio pode facilmente necessitar de algum documento antigo para se defender de eventual ação e/ou autuação do ministério público, e caso não o tenha, pode se dar mal.
Há quem opte por deixar a guarda desses documentos a cargo da administradora, porém esse é um assunto que tem de ser acompanhado de perto! Inicialmente tem de se verificar se a administradora está apta a fazer este serviço, e ainda se a mesma tem alguma taxa extra pelo serviço.
Verificadas essas questões, se o condomínio optar pela guarda na administradora, precisa também estar sempre de olho para garantir que isso está sendo feito efetivamente e da maneira correta; em quais instalações esses documentos estão sendo guardados; se existe risco de perda dos mesmos e quais as precauções que a administradora está tomando preventivamente; e por último, mas não menos importante, como a administradora pretende lidar com tudo isso caso eventualmente seja substituída, pois é bastante comum numa transição entre administradoras, que alguns desses documentos "se percam" no meio do caminho…
Mas nem tudo está perdido!! Hoje com o advento de novas tecnologias, já existem empresas especializadas, e até mesmo administradoras que criaram departamentos especializados em digitalizar e guardar esses documentos!! Essa é a forma mais fácil de garantir que tudo está protegido, com backup, na nuvem e/ou em servidor, garantindo fácil acesso quando precisar.
Mas lembre-se, é preciso se atentar para o passado também. Não adianta contratar empresa ou começar a organizar tudo daqui pra frente e esquecer o que já passou, pois como abordamos no início deste artigo, alguns documentos não podem ser descartados. A sugestão então é contratar uma dessas empresas para que armazene e/ou digitalize absolutamente tudo que o condomínio já produziu de documentos até o momento, e só então passe a olhar como deve proceder daqui para frente.
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E para facilitar o esclarecimento deste assunto, separamos abaixo alguns documentos mais importantes, bem como os prazos pelos quais estes devem ser armazenados e/ou renovados:
Veja lista com os documentos que vem ser mantidos e seu prazo de guarda:
- DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) - 05 anos
- DARF PIS/Folha - 10 anos
- DIRF - 05 anos
- Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) - 20 anos
- GFIP (FGTS - RE / GR) - 35 anos
- Folha de Pagamento - 35 anos
- Folha de Ponto - 05 anos
- Formulário CAGED - 10 anos
- GR Contribuição Sindical / Assistencial - 05 anos
- GPS - 05 anos
- Holerites / Recibos de Pagamentos - 05 anos
- Laudo PPRA - 20 anos
- Livro de Inspeção do Trabalho - Permanente
- Processos Trabalhistas - Permanente
- Prontuários de Funcionários - Permanente
- RAIS - Indeterminado
- Recibo de Vale Refeição - 06 anos
- Recibo de Vale Transporte - 06 anos
- Dossiê (Convenção / Especificação) - Permanente
- Extratos Bancários - 06 anos
- Livros de Atas de Assembleia - Permanente
- Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia
- Pastas de Prestação de Contas - 10 anos
- Plantas do Condomínio - Permanente
Por fim, esperamos ter ajudado no esclarecimento da importância deste tema e esperamos que isso possa refletir positivamente na gestão do seu condomínio .