Guardar os mais diversos papeis é quase que uma regra da vida adulta. Documentos, notas fiscais e comprovantes de pagamento são alguns dos itens que mais aparecem nas pastas armazenadas nos armários dos brasileiros. Porém, quando o acúmulo se torna um problema e é preciso fazer uma limpeza, sempre surge a dúvida: por quanto tempo é necessário manter essa papelada em casa? Há diferenças, e quem explica é a Fundação Procon-SP.
Antes de jogar qualquer documento fora, é preciso garantir que eles não serão importantes no futuro e podem ser descartados. Para evitar problemas, o Procon traz dicas e sugestões do que se deve fazer com cada tipo de documento, desde as notas fiscais dos produtos até os comprovantes de pagamento das contas do dia a dia.
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Serviços contínuos
Neste item, aparecem as contas que são cobradas mensalmente, como água, luz, telefone e outras. Para estas, é preciso guardar a quitação de débitos por um ano, uma vez que a Lei Federal estabelece que cada cidadão envie a declaração de quitação anual, que substitui os recibos mensais emitidos ao longo do ano.
Assim, caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Quem não tiver qualquer contestação, recebe o documento de quitação, que deve ser guardado por cinco anos.
Condomínio
As declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador permanecer no imóvel. Após a saída, a sugestão é que os documentos sejam conservador por cinco anos.
Consórcio
Os Comprovantes de pagamento e os recibos devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.
Seguro
Para todo e qualquer tipo de seguro, é sugerido que as proposta, apólices e as declarações de pagamento das mensalidades sejam guardadas até um ano depois do término da vigência do contrato.
Convênio médico
Assim como no caso do condomínio, o Procon sugere que a proposta e o contrato sejam guardados por todo o período em que a pessoa estiver como conveniado. Já os recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste também devem ser guardados por todo o período de contratação .
Vale ressaltar que o contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral. Qualquer reclamação ou ação judicialdeve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, o prazo é de cinco anos.
Mensalidade escolar e cursos
Declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.
Aluguel
O locatário deve guardar o contrato e as declarações de quitação de débito durante todo o tempo em que estiver no imóvel até sua desocupação, e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Vale ressaltar que os contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo.
Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento)
A proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – negociação que envolva construtora, imobiliária ou incorporadora).
Notas fiscais e certificados de garantia
As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem. Assim, mesmo que vícios ocutos apareçam após o término da garantia contratual, o consumidor estará protegido.
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Contratos
Por fim, contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito. No caso dos financiamentos, até que todas as parcelas estejam quitadas. É importante ressaltar que os prazos informados são somente para documentos que envolvem relações de consumo. Outras situações e/ou entidades (Receita Federal, Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis etc) podem ter regras próprias.
* Com informações do Portal do Governo SP