A redução de custos é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas hoje em dia – independentemente de seu tamanho. No entanto, essa é uma prática necessária para manter a saúde financeira dos negócios.
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Pensando nisso, o diretor do VExpenses – aplicativo de gestão de despesas corporativas –, Bruno Pain, listou quatro mudanças que podem ser incorporadas pelos gestores para auxiliar neste processo de redução de custos . Confira:
1) Os vilões silenciosos
Pode até não parecer, mas luz, telefone e papel formam uma tríplice aliança silenciosa e avassaladora para as empresas. Os gestores costumam não prestar atenção no desperdício que esses “pequenos” gastos geram. Conscientize seus funcionários para que eles evitem excessos. No caso do desperdício do papel e copos descartáveis, lembre-os que os prejuízos também são ambientais. Em relação à luz, é importante ressaltar o recente aumento das tarifas brasileiras.
2) Fique atento ao reembolso
Atente-se aos gastos e às políticas de reembolso com seus colaboradores. Muitas empresas perdem o controle das despesas dos funcionários. “Defina limites, deixando claro também as etapas que devem ser realizadas para pedido de reembolso e quais documentos deverá fornecer”, explica Bruno.
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3) Invista em tecnologia
A burocracia é uma das principais formas de desperdício nas empresas. Aplicativos e ferramentas de gestão são grandes aliados neste sentido e já são acessíveis para empresas de todos os portes.
O próprio VExpenses, por exemplo, simplifica a gestão de viagens corporativas, reduzindo em até 88% o tempo gasto pela empresa com esse processo. Além disso, o aplicativo permite fazer análises dos gastos e ajuda no combate às fraudes na prestação de contas, permitindo visualizar facilmente diversos relatórios, divididos por centro de custo, projetos e funcionários, por exemplo.
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4) Análises e substituições
Mesmo que pareça contraditório, grande parte dos gestores não analisa as despesas de forma estratégica, principalmente as que têm padrão de custo variável. Isso dificulta a busca por soluções mais econômicas. Algumas substituições podem trazer economia de até 50%, como trocar frotas próprias por aplicativos de mobilidade, controlar a quilometragem percorrida por funcionários, trocar cafeteiras sofisticadas por clássicas com coador, instalar softwares que registram os gastos com telefonia, entre outros.