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Uma reunião sem planejamento pode ser considerada uma perda de tempo pelos participantes

A preparação de uma grande reunião pode significar o seu sucesso ou fracasso. Quanto mais
preparada, mais produtiva e eficiente ela será.

Se você busca otimizar o seu trabalho e se preocupa com a sua produtividade e com a produtividade de sua equipe, você precisa saber organizar uma reunião produtiva.

Cada vez mais as organizações estão sendo regidas por reuniões, mas a pergunta é: esta
reunião esta sendo produtiva? Algumas reuniões podem levar horas e horas , não levando a
lugar nenhum pela falta de planejamento.

Veja sete dicas para tornar a reunião mais produtiva e rápida

Quando mal gerenciada, muitos executivos consideram a reunião como um desperdício de tempo e sem nenhum resultado efetivo ou tomada de decisão concreta. O nosso tempo é o capital mais precioso, portanto, quanto mais horas desperdiçadas, mais a empresa se prejudica financeiramente.

Visando tornar o preparo de reuniões mais eficiente , destaca-se alguns princípios que podem
nortear e garantir o seu sucesso:

Identificar o objetivo claro da reunião, certificar-se que ela é realmente necessária , elaborar
uma pauta preliminar e que esta pauta seja de conhecimento de todos os participantes
antecipadamente, selecionar os participantes corretos deixando claro seu papel nesta reunião, definir claramente o horário de início e final da reunião.

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Pontualidade é essencial. O respeito ao tempo é o ingrediente principal para que a receita seja um sucesso.

Mas qual a finalidade da reunião?

Ao organizar uma reunião, você precisa identificar sua categoria . Será uma reunião de
alinhamento, uma reunião de planejamento, uma reunião de brainstorming ou uma reunião
de fechamento de negócios. O segredo das melhores pautas de reunião são aquelas que possuem poucos tópicos.

Se você quer a participação efetiva de todos os convocados durante a reunião, faça com que
eles saibam seu objetivo e finalidade antecipadamente, mas cabem algumas perguntas e você
organizador da reunião deve saber responde-las: quem deve participar da reunião? Por que
ele deve estar presente? Em que ele poderá contribuir ?

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Definido seus participantes, preocupe-se com a infraestrutura da sua reunião e com a tecnologia: computador, projetores, documentos necessários, relatórios, pautas e atas de reuniões anteriores, análise do ambiente, local, iluminação, flipchart, etc.

Devo designar papéis aos participantes durante a reunião?

Sim. Designar aos participantes um papel específico a desempenhar pode aumentar o foco e o
envolvimento.

Alguns papéis podem ser destacados:

O  facilitador que conduz a discussão assegurando que todos os pontos são abordados e que todos os participantes tenham tempo uniformes para expressarem suas opiniões,

O Controlador de tempo ajuda na evolução da discussão de modo eficiente,

Colaborador mantém a discussão ativa e sem perder o foco e 

O Especialista que deve compartilhar conhecimento sobre as questões específicas.

Você também precisa identificar o processo de tomada de decisão que será utilizado na
reunião. Escolha um método com antecedência a fim de assegurar que a reunião seja
concluída com um resultado claro.

Como exemplo, cito o voto por maioria que permite que todos sejam ouvidos ou o consenso do grupo que permite aos participantes compartilharem sua área de especialidade e aumenta a oportunidade de convencimento por parte de todos envolvidos.

Pós-reunião

Como pós-reunião, mais importante do que executar as pendências, é fazer follow-up de tudo
que está pendente. É fundamental que você acompanhe todas as delegações alinhadas na
reunião, de modo que assegure a execução de todos os trabalhos. Finalize a pauta e a
distribua a todos os participantes.

Para uma boa conclusão, acompanhe as questões com os participantes pessoalmente.
Certifique-se que todos entenderam os objetivos e resultados da reunião e que esteja claro a
responsabilidade de cada um sobre as deliberações estabelecidas.

O sucesso para uma reunião produtiva é que esta tenha o engajamento efetivo de todos os
convocados e que tenha estabelecido etapas claras , com começo, meio e fim e o grau de
responsabilidade de cada um dos participantes em suas distintas etapas e deliberações.

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