Você sabe participar ou realizar reuniões de trabalho? Esses encontros são fundamentais para empresas pois são ocasiões perfeitas para fechamentos de contratos, alinhamentos de trabalhos, tomadas de decisões ou compartilhamentos de informações relevantes para as partes envolvidas. Porém, são constantes os casos em que esses encontros mais prejudicam do que auxiliam as empresas e para tanto é preciso fazer reuniões mais eficientes.
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Para tornar as reuniões mais eficientes , é fundamental que elas sejam bem planejadas para que atinjam os objetivos que se propõem, caso contrário elas costumam perder o significado, podem causa uma impressão negativa nos colaboradores e, mais, representar um importante desperdício de tempo e dinheiro, já que é um tempo que os funcionários, no geral, não estão, de fato, produzindo algo.
Esse problema tem se tornado cada vez mais frequentes em empresas que ávidas por tornarem o processo mais automático e a tomada de decisões mais transparente e horizontal acabam exagerando na frequência e duração das reuniões, além de correrem o risco de engessar demais os processos, por exemplo, com aquelas reuniões fixas de toda semana, ou pior, todo dia.
É claro que as necessidades e oportunidades variam de caso para caso e de momento para momento, mas com cada vez mais queixas desse tipo, nós do Brasil Econômico preparamos um material com algumas dicas do especialista em Comunicação Verbal, Reinaldo Passadori, para ter reuniões mais eficientes.
Ele que também é administrador de empresas com especialização em Recursos Humanos alerta sobre os riscos de empresas que sofrem de "reuniãotite".
1. Planejar o antes, o durante e o depois
Ao agendar a reunião já deve ser definido o profissional responsável, organizando agenda de todos e as pautas a serem debatidas. Hoje existem diversas ferramentas que possibilitam o envio de avisos de alertas aos participantes. Durante a reunião, sempre é preciso que alguém conduza, para limitar ânimos e tempo. Por fim, ao finalizar o evento é importante enviar a pauta com definições de ações e quem será responsável por cada ponto abordado.
2. Defina objetivos claros
As reuniões empresariais geralmente possuem objetivo de fechar negócios, alinhar os resultados, passar um feedback sobre os últimos acontecimentos e acompanhar o desempenho do negócio. Assim, já se deve ir preparado com o discurso e algumas opções sobre os temas que serão definidos. Exemplo é uma reunião comercial, onde já se deve ir com os limites de negociações para que possa, possivelmente, já sair do local com um contrato assinado.
3. Defina o tipo de reunião
Existem vários tipos de reuniões e é preciso que seja definido qual o tipo de encontro que será feito para que nenhum dos participantes perca tempo. Os tipos mais comuns são:
- Reuniões de negócios - são as que são agendadas para debates, análises e fechamento de contratos ou alinhamentos parcerias.
- Planejamento – tem como objetivo estudar cenários e fazer projeções para o desenvolvimento do negócio por um determinado período.
- Deliberativas – deliberar significa resolver, decidir, assim essas reuniões objetivam reunir pessoas para resolver vários assuntos, decidir rumos a serem tomados
- Informativas – esse tipo de reunião ocorre depois que as decisões foram tomadas, tendo como foco a passagem dessas informações, com foco de não deixar mal-entendidos.
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Além disso, existe algumas dicas práticas, sucintas, que tanto chefes quanto funcionários podem seguir para otimizar as reuniões de trabalho tornando-a prática e objetiva, além de garantir sucesso e resultados.
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4. Defina os temas que serão abordados e o tempo que durará
Se todos os convidados souberem quais são as pautas a serem discutidas e quanto tempo a reunião durará, fica mais fácil para que um responsável cobre agilidade no processo e encaminhe a discussão para o final sem que ninguém fique chateado alegando que não teve tempo para falar e expor suas ideias.
5. Escolha o local adequado
O local em que a reunião será realizada também é muito importante. Uma sala que evite distrações é fundamental e, a depender do objetivo e da duração da reunião, é importante que as pessoas não fiquem confortáveis nem desconfortáveis demais.
6. Seja pontual
Pontualidade é fundamental. Reunião que tem hora para começar, também tem hora para acabar e todos os participantes podem se organizar para participar dela minimizando os impactos no restante das suas tarefas do dia. Se a reunião for periódica, é mais importante ainda construir uma tradição de que a reunião sempre começa na hora marcada e termina na hora combinada.
7. Defina os participantes da reunião
Um erro muito comum nas empresas é convidar gente demais ou de menos para a reunião de modo que ou as definições necessárias não podem ser tomadas por falta de informação ou de autoridade dos presentes ou simplesmente convidar mais pessoas do que o necessário que vão passar a reunião toda sem dar uma contribuição útil, ou pior, fazendo questão de falar algo para se fazer presente sem ter muito o que acrescentar no debate, resultando num desperdício maior de tempo de todos os envolvidos.
8. Estabeleça uma dinâmica interpessoal
Tendo em vista que todos os participantes presentes na reunião são úteis para o debate, é importante que todos estejam preocupados em fazer com que os demais, inclusive aqueles mais introvertidos, participem e contribuam.
9. Utilize recursos audiovisuais para a sua apresentação ficar mais completa, eficaz e clara ao público
Caso a reunião envolva a apresentação de uma nova ideia é importante que o responsável preocupe-se em tornar essa exposição mais clara e sucinta possível. É claro, sem negligenciar as partes importantes. Para isso, é preciso saber que existem pessoas que assimilam melhor as informações através de estímulos visuais e outras através de estímulos auditivos, táteis etc.
Portanto, um apresentador bem preparado não deve negligenciar os recursos que pode ter à exposição sejam eles apresentações de power point, vídeos, maquetes, relatórios impressos e, óbvio, um bom discurso.
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Por fim, mesmo que você só seja um convidado para uma reunião é imprescindível ser pontual, saber a pauta a ser tratada, e estar bem preparado para argumentar de forma clara, precisa e objetiva, tornando-se uma pessoa que será observada como referência na área de atuação. Por isso reflita: o que você tem feito para que ter reuniões mais eficientes ?