Fraudes e desvios cometidos por funcionários podem afetar corporações de todos os tipos e portes . Alguns procedimentos, como o pedido de reembolso, podem aumentar significativamente a incidência desses casos quando não são bem estruturados, prejudicando a gestão de uma empresa.
De acordo com informações da consultoria Hands On Solution, as empresas chegam a perder cerca de 8% do seu faturamento por desvios de funcionários. Outro dado exposto é que menos de 1% dessas organizações buscam investir em ações de prevenção. Pensando nisso, o especialista e diretor da VExpenses, Bruno Pain, listou cinco dicas que podem auxiliar empreendedores e empresas a otimizarem o processo de reembolso e evitar fraudes. Confira:
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1) Crie uma política de despesas
Caso a entidade não tenha uma política para as despesas de seus empregados, é importante que crie, a fim de se proteger de desvios e fraudes na prestação de contas. É necessário definir um limite máximo de despesas para cada setor, estabelecendo quais funcionários podem fazer cada tipo de despesa. Dessa forma torna-se possível padronizar as etapas que do pedido de reembolso, além dos documentos que o funcionário deve fornecer para obtê-lo.
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2) Realize auditorias e controle gastos
A execução de auditorias e controles constantes para gerar relatórios de acompanhamento dos pedidos e checagem de documentos e comprovantes é essencial. Dessa forma, a fiscalização de gastos pode ser feita com mais eficácia.
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3) Aproxime-se dos colaboradores
Outra dica dada pelo especialista é o investimento em ações a fim de estreitar o relacionamento com os colaboradores da empresa, conscientizando-os sobre a importância de agir com responsabilidade diante dos processos de reembolso. O recomendado é dividir as responsabilidades da gestão entre pelo menos dois funcionários, para que não haja sobrecarga e possibilidade de fraude.
4) Invista em tecnologia
Para otimizar os pedidos e oferecer mais segurança às empresas, existem diferentes ferramentas que facilitam a gestão de despesas corporativas. Um exemplo é o aplicativo VEXpenses. Após uma despesa, o funcionário tira foto do comprovante com a câmera do celular e envia para o app. O sistema identifica automaticamente o valor e a data do recibo, permitindo que o colaborador envie as despesas para que o gestor aprove.
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5) Analise processos e políticas com frequência
A revisão periódica dos procedimentos e políticas de reembolso, como o limite de despesas de cada funcionário, é de extrema importância para evitar as fraudes. Além disso, por meio dela, o empreendedor consegue verificar se estão de acordo com o cenário atual da empresa, seu mercado e região geográfica de atuação. Se necessário, faça ajustes para que o gerenciamento e a garantia de proteção sejam potencializados.