Há muitas pessoas que dizem "sim" para todas as oportunidades que se colocam em seus caminhos. E, de fato, muitos empreendedores esforçam-se para conquistar tudo o que é possível. Eles sempre se empenham em fazer mais coisas, entregar mais resultados, alcançar mais objetivos. Contudo, chega um momento em que todos nós chegamos ao nosso limite e naturalmente sucumbimos ao esgotamento. Mas você pode evitar que isso aconteça com três passos importantes. Não são tarefas fáceis, demandam esforço e tempo para serem implementados, como qualquer solução consistente, mas eles ajudarão a manter a sua produtividade nos trilhos.
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1. Defina seu estilo de trabalho
Muitas pessoas acreditam que tudo o que precisam fazer para manter a produtividade é reservar horários para trabalhar em tarefas específicas. O problema é que nem todo mundo consegue atingir seus objetivos usando as mesmas técnicas de planejamento.
Existem dois tipos de líderes e empreendedores. O primeiro tipo, conhecido como "gerente", prospera quando planeja seus dias reservando uma hora para cada tarefa. Sua rotina costuma ser repleta de reuniões, ligações e pequenas tarefas.
O segundo tipo de perfil de empreendedor é o da pessoa que faz, bota a mão na massa, como os escritores e os desenvolvedores. Eles precisam dedicar mais tempo a cada tarefa para concluir um projeto. Para esse perfil de profissional, uma reunião no meio do dia é um incômodo. Impacta a fluidez do trabalho que a pessoa está realizando e compromete seu foco.
2. Personalize a sua agenda
Depois de entender qual é o estilo de trabalho que mais se encaixa no perfil, você precisa preparar seu cronograma. Se você se encaixa no primeiro perfil, sua agenda diária deve seguir esse formato:
9:00 Checar e-mails
10:00 Marcar reuniões e telefonemas
11:00 Participar de reuniões
12:00 Almoçar
13:00 Fazer ligações
Se você se ecaixa no segundo perfil, seu cronograma deve ser desenvolvido com base em semanas ou até mesmo meses. Você não trabalha a fim de concluir pequenas tarefas. Você trabalha a fim de concluir projetos.
Alguns consultores sugerem que você insira blocos na sua agenda para o que é realmente importante na sua vida. Isso inclui encontros importantes, almoços, exercícios, horas de sono, tempo para a família - tudo o que não pode ser abandonado.
Pense nesses blocos de forma crítica e decida quais deles poderiam beneficiar seu grupo e não comprometer suas atividades no mesmo dia. Talvez seja recomendável, por exemplo, ir a todas as reuniões em um só dia para deixar todo os outros livres para que você possa cumprir suas outras responsabilidades.
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3. Esteja preparado para eventos não planejados
Planeje o seu dia. É mais falar do que fazer, não é mesmo? Eventos não planejados fazem todo o seu planejamento ir por água baixo. O segredo é estar preparado para os imprevistos, para os funcionários que eventualmente queiram ou precisem conversar sobre algum problema com você.
Uma opção é programar horas para esses imprevistos. Se você sabe que é mais produtivo pela manhã, reserve algumas horas no período da tarde para resolver questões que possam surgir.
A mesma estratégia se aplica às distrações, como responder e-mails. Se você recebe muitos e-maisl em um único dia, respondê-los um por um, ao passo em que vão chegando a sua caixa de entrada, pode prejudicar a sua produtividade. Programe-se para responder aos seus e-mails de uma só vez, assim que você chegar ao trabalho, ou ao final do dia.