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Profissional que opta por trabalhar em casa precisa manter controle rigoroso sobre as despesas

Economizar no deslocamento para o trabalho, reduzir as despesas com alimentação fora de casa e ganhar tempo são algumas das principais razões que levam muitos profissionais autônomos a optar pelo sistema de home office. De fato, trabalhar em casa pode ser muito vantajoso, mas nem sempre é tão fácil quanto parece à primeira vista. Uma das grandes dificuldades para quem faz essa opção é manter um rígido controle financeiro e separar os gastos domésticos das despesas com trabalho, tarefa que exige disciplina e atenção.

O descontrole financeiro de Bia ao trabalhar em casa foi resolvido com planejamento
Alvinho Duarte / Fotoarena
O descontrole financeiro de Bia ao trabalhar em casa foi resolvido com planejamento
A fotógrafa Bia Backer descobriu isso logo nos primeiros meses de sua nova rotina. Ao ficar em casa após ter o segundo filho, decidiu trabalhar no que gostava e ficar mais próxima de sua família. Mas, a decisão, que parecia simples, trouxe uma série de dificuldades. “Fiquei preocupada por não ter uma previsão de quanto ganharia e isso fez com que minha insegurança aumentasse. Além disso, eu não monitorava as novas despesas no início, o que gerou um descontrole financeiro”, diz.

O primeiro passo para que os profissionais que escolhem fazer de sua residência o local de trabalho – conhecidos também como home officers – não percam o controle das finanças é definir o ambiente que será usado para trabalhar em casa. “Ter um lugar fixo dentro da residência, com todo o equipamento e infra-estrutura necessários reunidos, já ajuda muito, pois o controle financeiro vai além da contabilidade”, afirma Didi Aguiar, analista técnico da consultoria em finanças Novinvest.

De acordo com ele, a identificação rápida e precisa do que é usado para o serviço ajuda na hora de contabilizar os gastos. “Se a pessoa que trabalha em casa for assalariada é possível, em muitos casos, negociar com o empregador a aquisição dos móveis e equipamentos que forem necessários para montar o escritório”, afirma.

No caso dos profissionais autônomos que mantêm escritórios em casa, o cuidado ao controlar as despesas precisa ser redobrado, já que a possibilidade de os gastos se confundirem aumenta. Para Álvaro Modernell, sócio fundador da Mais Ativos e educador financeiro, a melhor saída para que isso não ocorra é precificar as despesas como se fossem de um escritório comum . “O ideal é separar claramente em quais situações o profissional faz gastos a trabalho ou tem despesas com lazer, como almoços com clientes e amigos. O mesmo vale, por exemplo, para o uso do carro, que pode servir tanto a visitas profissionais quanto a passeios com a família”, diz.

Para organizar seu negócio e identificar a captação de lucros, a fotógrafa Bia resolveu colocar todas as contas na ponta do lápis. “Separei meus gastos e por meio de um planejamento comecei a controlar tudo o que recebia. Em uma planilha de saída marcava despesas fixas como escola, internet, empregada e indicava o que faturava com meu trabalho; já os gastos que tinha e que não costumava contabilizar, como almoço e estacionamento, passei a lançar em outra tabela. O controle deu certo e continuo fazendo até hoje”, afirma.

Geraldo Bubniak / Fotoarena
Para facilitar o controle das despesas, André Brik mantém linha telefônica exclusiva em seu escritório

Disciplina e foco nos negócios

Separar despesas e ter disciplina para manter o controle financeiro são atitudes essenciais para um home officer, segundo o educador financeiro Mauro Calil. “Há muitas vantagens econômicas neste modelo, já que gastos como aluguel de sala comercial, almoço em restaurante e abastecimento são dispensados. Mas, se não houver disciplina para separar as contas pessoais, não será possível trabalhar com eficiência”, afirma. Além disso, Calil ressalta a necessidade de o empresário ter reservas para situações de emergência. “Toda empresa tem um caixa e separar pequenos recursos para essas ocasiões é muito importante, pois evita que imprevistos afetem o orçamento”, diz.

O publicitário André Brik – que hoje trabalha em casa - também percebeu a necessidade de administrar os custos do novo modelo de trabalho. A rotina diária exigiu internet mais rápida e uso maior do telefone. “Como as despesas com internet e telefone estão diretamente relacionadas ao trabalho, faço um controle específico. Para facilitar esse monitoramento, tenho uma linha de telefone separada em meu escritório”, afirma Brik. “Sou muito disciplinado e sei que isso é indispensável, já que minha empresa está em casa. Anoto todos os gastos durante o dia, controlo meus rendimentos e faço um balanço trimestral de minhas contas”, afirma.

No controle financeiro de escritórios que funcionam em casa existem, entretanto, algumas despesas difíceis de serem controladas, como luz e água. Diante disso, muitas empresas que oferecem a possibilidade de seus funcionários trabalharem em suas residências já separam uma quantia determinada para que gastos como esses sejam cobertos. “Caso seja necessário, é possível que o funcionário instale medidores para comprovar estes gastos, mas tudo é uma questão de conversa”, diz Aguiar.

Veja dicas para manter o controle das finanças

- Escolha um lugar da casa para trabalhar: Definir o ambiente ajuda a não perder o controle das finanças, já que a identificação rápida e precisa do que será usado facilita na contabilização dos gastos;

- Negocie a aquisição de móveis e equipamentos:
A opção pode ser oferecida aos empregadores de profissionais que trabalham em casa, já que os aparelhos serão usados para o desenvolvimento do negócio;

- Organize as finanças em planilhas: Anotar as contas é a saída mais fácil para controlar o andamento da empresa e identificar a captação de lucros;

- Precifique as despesas como se fossem de um escritório comum:
Separe claramente em quais situações tem gastos a trabalho ou tem despesas com lazer, como almoços com clientes e amigos. O mesmo vale, por exemplo, para o uso do carro, que pode servir tanto a visitas profissionais quanto a passeios com a família.

- Não esqueça gastos pequenos: Na contabilidade da empresa todas as despesas precisam ser identificadas, portanto, tenha disciplina.

- Faça reservas para emergências: Separe recursos do caixa para situações imprevistas, isso evita um descontrole no orçamento do negócio.

- Tenha uma linha telefônica separada no escritório: O gasto com telefone para fins comerciais pode ser facilmente detectado quando a linha tem uso específico.

Confira os equipamentos indispensáveis para trabalhar em casa: 

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