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Empresários que contratam estrangeiros que continuam a trabalhar em seus países falam de seus erros e dão dicas para se beneficiar dos talentos e dividir responsabilidades

Quando Ralph Dandrea precisou contratar empregados para sua empresa de web design de rápido crescimento, ele achou que não teria problemas para encontrar profissionais de tecnologia da informação. O ano era 1998 e o boom da tecnologia estava em plena expansão. Porém, mesmo procurando pelo país inteiro, Dandrea, fundador e CEO da ITX Corp., de Pittsford, Nova York, sofreu para encontrar candidatos.

Assim, ele passou a procurar fora dos Estados Unidos e descobriu uma oferta de profissionais de TI talentosos e com pouco trabalho na Argentina.

Dandrea:
Heather Ainsworth/The New York Times
Dandrea: "recebi 81 currículos muito bem qualificados da Argentina, o que me deixou boquiaberto"

"Eu recebi 81 currículos muito bem qualificados, o que me deixou boquiaberto", ele disse.
Dandrea contratou sete candidatos, mas em vez de transferi-los para Pittsford, ao lado de Rochester, ele deixou os novos funcionários trabalharem da Argentina.

"Tivemos de descobri como gerenciar os projetos com as pessoas longe de casa. E como você se comunica com eles em espanhol?"

Quase 15 anos depois, Dandrea ainda está tentando aperfeiçoar o relacionamento. Agora ele conta com 128 empregados em tempo integral, incluindo 72 na América do Sul. Somente 42 pessoas estão ligadas ao escritório principal em Pittsford, e outras 14 trabalham em outros pontos dos EUA.

"É muito divertido trabalhar assim, mas sempre existem desafios."

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Embora existam benefícios em empregar pessoal distante – por exemplo, os salários e as despesas gerais podem ser menores em outros países –, talvez seja difícil fazer os funcionários trabalharem de forma coesa. As sugestões deste guia são de donos de empresas que já tentaram algo do gênero.

Responsabilize as pessoas

Ken Cauley, fundador do site especializado em notícias de videogames Kombo.com, afirmou que a parte mais complicada foi criar responsabilidade. A empresa, que ele vendeu à GameZone em 2010, ficava em Detroit, mas ele contava com dez empregados e 30 freelancers nos Estados Unidos, Austrália, Canadá, Honduras e Japão, entre outros lugares.

Um problema frequente eram os prazos não cumpridos. "As grandes ideias não davam certo", disse Cauley, agora presidente e fundador da Advanced Media, empresa de publicidade online. "E você sempre tinha de descobrir o que havia acontecido depois que um problema ocorria."
Segundo ele, sua primeira ideia foi injetar dinheiro no problema, acreditando que se as pessoas recebessem mais, dedicariam mais tempo ao trabalho. Não deu certo.

Em 2006, quatro anos depois de abrir a empresa, Cauley decidiu que o pessoal precisava de um conjunto de regras claras. Em conjunto com os empregados, ele criou a "Bíblia da Kombo", documento de 40 páginas detalhando todos os aspectos da empresa, incluindo o que fazer quando os problemas surgiam e as repercussões de cometer um erro.

Em pouco tempo, as pessoas passaram a cumprir os prazos e a produtividade aumentou. Segundo ele, graças ao manual, os funcionários sabiam exatamente quais seriam as consequências se fizessem corpo mole.

"Se alguém terminou demitido, ele sabia que isso aconteceria. As questões de responsabilização praticamente caíram a zero."

Kuty Shalev, fundador e principal executivo da Clevertech, que cria aplicativos e programas personalizados para atacadistas, empresas financeiras e startups, também teve de lidar com prazos descumpridos. Sua empresa tem sede em Woodmere, Nova York, e conta com funcionários na Índia, Israel, Paquistão e outros países.

Shalev faz os funcionários publicarem uma meta global no Yammer, rede social interna para empresas. Seus desenvolvedores de software também precisam enviar o código no fim do dia. Caso os gerentes suspeitem de algo, eles investigam.

Porém, prazos não cumpridos não são o pior problema. Ocasionalmente, os empregados nem sequer aparecem. Agora, ele exige que todos possuam celulares, para serem localizados se não se comunicarem.

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Use recursos visuais

De acordo com Shalev, os empreendedores necessitam compreender e ser sensíveis às diferenças culturais. Por exemplo, em outros países, as pessoas muitas vezes precisam de dias de folga em função de compromissos religiosos. Alguns dos empregados de Shalev na Moldávia e Ucrânia enfrentam apagões frequentes – ele precisou comprar geradores para alguns deles – e um funcionário paquistanês quis um dia de folga para sacrificar uma cabra.

Segundo Dandrea, os argentinos curtem muito os feriados. Segundo conta, eles costumam ganhar um ou dois dias de folga por mês, e se o feriado cair numa terça-feira, as pessoas costumam ficar em casa também na segunda-feira. Uma vez, um cliente teve problemas numa sexta-feira à noite e ninguém o ajudou até quarta-feira porque o gerente de projeto argentino teve dois dias de folga.

"O cliente ficou louco da vida", disse Dandrea.

Ele aprendeu a coordenar as agendas em todos os países. Se o escritório argentino estiver fechado, alguém precisar garantir que colegas de outros países cubram a folga.

Às vezes, a simples comunicação pode ser complicada. Em algumas culturas, as pessoas dizem muito "sim", "mas elas não querem dizer 'sim', mas que a ouviram", explicou Shalev.

Ele passou longas reuniões falando sobre um projeto e atribuindo tarefas para receber um trabalho que não refletia as instruções. Segundo ele, a melhor maneira de transmitir a mensagem é "usar recursos visuais". Ele emprega o Jing, programa da TechSmith que permite o compartilhamento de imagens da tela, vídeos e imagens.

"Todo mundo pode compreender muito melhor uma foto ou vídeo em vez de ouvir palavras", disse Shalev. "Isso é verdade até mesmo com meu pessoal e clientes dentro dos EUA."

Conecte o pessoal

Quando se vê os empregados todo dia, é fácil saber se alguém está chateado. Porém, e se você apenas falar com eles pelo telefone? "Recebi pedidos de demissão e não conseguia entender o que estava errado", disse Dandrea. "Não existem reclamações informais que cheguem até seus ouvidos."

Quando os funcionários não estão dentro da empresa, é fácil ignorar a "conversa sobre dedicação", nas palavras de Dandrea, motivo pelo qual ele faz os gerentes terem conversas frequentes com os empregados. Os gerentes foram instruídos a dar muito feedback e até perguntar diretamente como o trabalhador se sente. "Nós procuramos rangidos na armadura."
Ele também utiliza um programa de reconhecimento online chamado Potential Point que permite às pessoas recompensarem outras virtualmente por um trabalho bem-feito. Quando alguém nos EUA indica alguém da Argentina por executar um bom trabalho num projeto, a empresa inteira vê o fato.

Michael Brody-Waite, CEO e cofundador da InQuicker, empresa que cria programas para exibir o tempo de espera em salas de emergência e consultórios médicos, costuma fazer os empregados de Nashville, Tennessee, passarem três dias em outro escritório da empresa – tecnicamente, um café – na Colúmbia Britânica. "Quando visitam o pessoal no Canadá, eles terminam surfando, fazendo caminhadas e snowboard", disse Brody-Waite. "A ideia é haver maior naturalidade entre eles."

Cuidado com seu próprio expediente

Talvez o maior problema com um quadro de funcionários amplamente distribuído é a tentação para o chefe de trabalhar dia e noite.

Shalev afirmou que era difícil se desligar quando sabia que existiam funcionários trabalhando enquanto ele se preparava para deitar. Segundo o CEO, nos primeiros anos comandando a empresa ele costumava se vir preso com algo e não dormir antes das 3h00.

Para evitar um expediente de 24 horas, Shalev pede aos funcionários do exterior para trabalharem o mais próximo possível das 9h00 às 17h00, segundo a hora oficial da Costa Leste norte-americana. Ou seja, há quem precise começar a trabalhar às 5h00. Outros começam à tarde, afastam-se para jantar e terminam à noite.

Por mais trabalho que Dandrea tenha tido para tocar uma empresa bem-sucedida em diversos países, ele disse não se arrepender da incursão na Argentina, em 1998.

"O trabalho virtual nos dá acesso a muito mais talentos."