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Empresas voltam a colocar seus empregados para rodar, mas recorrem a vários expedientes para controlar os custos, como criar perfis individuais em páginas de reserva online

As empresas estão pondo seus funcionários para rodar. Porém, com os custos de viagem quase de volta aos níveis anteriores à recessão, as companhias recorrem a vários expedientes para controlar os gastos.

Cerca de um quinto dos viajantes comerciais opera sob programas de viagem compulsórios, que os obrigam a usar as companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguel de veículos escolhidos pelo empregador, segundo o Estudo Global do Viajante Comercial 2012, da Global Business Travel Association Foundation, patrocinado pela Concur.

John Hach, vice-presidente sênior de gestão de produtos globais da TravelClick
Suzanne DeChillo/The New York Times
John Hach, vice-presidente sênior de gestão de produtos globais da TravelClick

Segundo o estudo, praticamente um terço trabalha para empresas sem agências de viagem preferidas. O resto, quase metade dos viajantes a negócios, fica no meio-termo; o empregador incentiva o uso de companhias aéreas específicas, hotéis e empresas de aluguel de automóveis, mas sem obrigar.

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Contudo, antes de tentar um maior controle direto sobre os custos de viagem, as empresas estão recorrendo a outros métodos para reduzir tais contas, como o emprego de equipamentos de videoconferência, oferecendo hotéis menos caros dentro da mesma marca e cortando o número de empregados enviados a uma reunião.

Até mesmo as diárias, que tinham desaparecido há quase uma década, estão de volta, disse Bjorn Hanson, diretor da divisão do Centro Tisch de Hospitalidade, Turismo e Gestão de Esportes da Universidade de Nova York. Os preços do setor chegaram ao máximo em 2007, depois caíram nos dois anos seguintes. Eles começaram a subir novamente em 2010, disse Hanson, e devem crescer neste ano entre quatro e seis por cento, dependendo do setor e da região.

Todavia, mesmo com custos mais elevados, a viagem de negócios voltou. "O mercado quase recuperou as perdas entre 2009 e o final de 2011", afirmou Lorraine Sileo, vice-presidente de pesquisa do mercado de viagem da consultoria PhoCusWright. O segmento de viagem corporativa nos Estados Unidos, definido como receita de viagem corporativa pelas empresas aéreas, locadoras de carros e hotéis, cresceu de US$ 72,4 bilhões, em 2009, para US$ 90,7 bilhões, em 2011, embora ainda não tenha atingido os US$ 98,3 bilhões, de 2008, de acordo com a PhoCusWright.

A receita deve aumentar seis por cento este ano, chegando a quase US$ 96 bilhões; mais quatro por cento de crescimento são esperados ano que vem. "Restringir custos continua sendo a principal meta das corporações", disse Sileo.

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Para ficar de olhos abertos aos gastos, algumas empresas criaram perfis individuais nos sistemas de reserva online. "Se você tentar fazer algo que fuja à política, o sistema enviará uma mensagem ao gerente", disse Christa Degnan Manning, diretora de pesquisa do American Express Global Business Travel. Ou seu perfil pode não permitir a reserva de um lugar na classe executiva do avião.

Muitas empresas negociam descontos nas passagens aéreas, quartos de hotel e aluguel de carros por meio de uma agência de viagens corporativa ou diretamente com as agências de viagem prometendo a elas determinada participação no mercado. Se passagens, quartos e automóveis demais forem reservados fora dos fornecedores preferenciais, estes podem relutar a negociar uma tarifa baixa no futuro, declarou Jay Ellenby, presidente e CEO do Safe Harbors Business Travel Group, de Bel Air, Maryland.

Por exemplo, as tarifas negociadas de quartos podem incluir comodidades como café da manhã e acesso à internet, assim ao compará-las aos valores oferecidos diretamente aos consumidores, "é importante distinguir tarifa de valor", afirmou John R. Hach, vice-presidente sênior de gestão de produtos globais da TravelClick, prestadora de serviços de comércio virtual, de Nova York.

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Segundo ele, as diferenças de custo podem ser enganosas. A tarifa de um dispositivo móvel pode parecer menor, mas, por exemplo, talvez seja de uma passagem não reembolsável. Ou o custo listado no site de uma locadora de veículos talvez não inclua a cobertura para batidas ou roubo, inclusas na tarifa corporativa.

No entanto, por mais que as empresas tentem cortar gastos de viagem, elas também buscam não ser vistas como severas demais. "É preciso ser bondoso, gentil e ainda assim educar", explicou Jim McMullan, gerente de viagem global do Research Triangle Institute, Carolina do Norte.

De acordo com ele, "a intenção é a empresa ser vista como um local bom para se trabalhar. Não estou aqui para impedir sua viagem, mas, sim, para garantir que gaste o dinheiro com sensatez." Degnan Manning, da American Express, concorda. "As corporações querem ser vistas como apoiando os empregados não como cortadoras de custos."

Uma das maneiras pelas quais algumas corporações (e o governo federal) adoçam a viagem para os funcionários é permitindo que mantenham os pontos dos programas de fidelidade de viagens aéreas e hotéis.

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"Eles são um grande negócio", disse Steve Simmons, que trabalha em São Francisco como vice-presidente assistente para alianças estratégicas da Cognizant Technology Solutions e registra mais de 160 mil quilômetros anuais em viagens à Índia, Europa e através da América do Norte.
Algumas corporações exigem dos funcionários a reserva da viagem por meio do canal de reservas da empresa.

A Hewlett-Packard, por exemplo, tem quase 300 mil empregados no mundo inteiro e cerca de um terço deles viaja a negócios, disse Maria Chevalier, diretora global de viagem e serviços de reunião da companhia. Com um orçamento anual para viagem e hospedagem de US$ 1,3 bilhão, a HP usa o grande volume de passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros para garantir tarifas negociadas.

As agências de viagem garantem cobrir uma tarifa ou preço se o viajante encontrar uma mais baixa na mesma companhia aérea, hotel ou locadora de veículos, afirmou Chevalier. Embora o valor dos dólares gastos seja importante, "a segurança do viajante vem em primeiro lugar". As corporações desejam ser capazes de localizar os empregados no evento de um desastre natural, ataque terrorista ou outra emergência.

Em vez de impor penalizações, algumas empresas recompensam os viajantes que seguem a política. Por exemplo, HP e Coca-Cola começaram a usar técnicas de jogos de computador para incentivar o cumprimento da política de viagem corporativa. Os empregados com pontuação mais alta por seguir as regras podem trazer os números para a análise do desempenho. "É outro ponto de referência para reforçar a ideia de ser um bom trabalhador", disse Chevalier.

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