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Organização das mensagens e regras de etiqueta ajudam a evitar constrangimentos

Com a enxurrada de e-mails que invadem as caixas de mensagens dos profissionais, diariamente, a administração dessas informações pode ser tornar algo complicado.

Além disso, o uso cada vez mais intenso dessa ferramenta de comunicação faz com que muitas pessoas respondam de forma quase automática, deixando para trás regras essenciais para o bom entendimento da mensagem e até para evitar situações constrangedoras.

Por isso, na opinião de Silvia Andrade Burim, coordenadora pedagógica de idiomas da FAAP, mesmo com a proliferação da comunicação digital, algumas vezes o melhor é recorrer a métodos tradicionais, como telefone e reuniões. “Se o profissional tem muitos assuntos para discutir o melhor é agendar um encontro para esclarecer as questões”, afirma.

O fundador da Micro Frequency, empresa especializada em soluções corporativas para gerenciamento e monitoramento da Internet, Orácio Kuradomi destaca que abordar diversos temas em uma mensagem o remetente corre o risco do destinatário resolver um dos pontos e excluir o e-mail, deixando as demais tarefas pendentes. Por isso, ele aconselha a encaminhar um e-mail para cada assunto a ser resolvido.

Silvia, da Faap: se há muitos assuntos para discutir, o melhor é agendar uma reunião
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Silvia, da Faap: se há muitos assuntos para discutir, o melhor é agendar uma reunião
Quando o melhor é falar

Discussões e feedbacks também devem ser conduzidos, de preferência, pessoalmente. “Em algumas situações o melhor é falar diretamente para evitar qualquer mal entendido”, diz Silvia.

Na opinião dela, o vai e vem de mensagens envolvendo uma só questão também é sinal de que a comunicação escrita pode estar sendo pouco eficiente. “Se o profissional encaminha o e-mail, o colega responde, e o ciclo se repete mais de uma vez é hora de buscar outra forma de comunicação”, afirma. “Quando o nível de detalhamento é elevado, significa que a mensagem não está clara”, explica.

Assuntos urgentes pedem, ao menos, um telefonema. Na opinião de Kuradomi, o melhor é evitar enviar mensagens esperando retorno imediato, pois o destinatário pode não estar na empresa ou acessar o e-mail algumas vezes por semana. “Não acho que o e-mail seja a melhor forma de comunicação, especialmente em casos de urgência”, afirma a coordenadora da FAAP.

Redação

O cuidado ao redigir o texto é outro ponto fundamental. O profissional deve evitar gírias e palavras inteiras com letras maiúsculas, que dão a sensação de que o remetente está gritando, além de ficar atento à acentuação.

Reler o e-mail antes de encaminhar é importante para evitar erros de português, que passam uma imagem despreocupada. O assunto também exige cuidado redobrado. “Este é o principal campo, pois é nele que o remetente resume a mensagem principal. Por isso é essencial que ele seja claro”, afirma Kuradomi.

Anexos

Evite enviar a mensagem principal em um arquivo anexo, pois isso obriga o profissional a clicar em diversas mensagens até chegar ao que interessa. Além disso, o remetente deve ficar atento ao encaminhamento de muitos anexos ou de arquivos pesados. Algumas vezes isso faz com que o e-mail fique bloqueado no servidor ou que demore muito para ser recebido.

Organização

Com tantos e-mails circulando, concentrar as mensagens na caixa de entrada pode ser improdutivo. “O ideal é manter só os e-mails de alta prioridade na caixa de entrada”, afirma Kuradomi. Outra dica importante é organizar seu sistema, criando pastas para clientes, fornecedores, urgentes etc. Algumas soluções permitem, inclusive, criar regras. Assim, se o usuário determina que o e-mail do chefe deve ir para uma pasta diferenciada, o sistema faz isso automaticamente.

Outra sugestão de Kuradomi é manter mais de uma conta de correio eletrônico. Assim, cria-se um e-mail para uso profissional, outro para uso pessoal e o terceiro para listas de discussões e grupos.

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