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Dominar o programa é requisito quase obrigatório para os profissionais dos setores financeiro, de engenharia e de estatística

A tecnologia está presente em todas as áreas do mundo corporativo. Pode parecer ingênuo reafirmar a importância de dominar ferramentas básicas como o Word, de edição de texto, o Excel, de controle financeiro e organização de planilhas de trabalho, ou o PowerPoint, de apresentações. Mas esses programas continuam sendo decisivos na hora de conquistar um emprego – especialmente o Excel, considerado o mais difícil dos três.

Excel permite criar gráficos que depois podem ser usados no Word ou no PowerPoint
SXC
Excel permite criar gráficos que depois podem ser usados no Word ou no PowerPoint
“Hoje em dia, as vagas oferecidas exigem que se domine o programa”, diz Paula Macedo, professora de informática básica e programação da Microcamp. “Conheci uma pessoa que foi chamada para trabalhar em uma grande empresa, mas perdeu o emprego porque não sabia usar o Excel. Aliás, um bom emprego”, conta.

Mas Paula garante que o programa não é um bicho de sete cabeças. “As pessoas podem achar difícil de usar, mas com prática ele se torna muito útil”, diz. Dominar a ferramenta também é menos complicado do que parece, na avaliação da professora. “Se a pessoa tiver facilidade com matemática, em 2 ou 3 meses consegue aprender. Claro, há partes mais avançadas, mas isso não faz tanta falta no dia a dia. Quem tem dificuldade só precisa treinar um pouco mais.”

De acordo com a professora, quem tem uma profissão relacionada à área de Exatas (engenharia, estatística, contabilidade, entre outros) ganha muito se aprender a usar o programa. “O Excel não se limita só à área financeira. O programa permite fazer cálculos mais complexos de engenharia, estatística e organizar as informações financeiras. Se o usuário conhece a teoria, conseguirá fazer tudo mais rapidamente pelo programa.” Já os profissionais da área de Humanas podem usar o aplicativo para gerar gráficos e tabelas, diz.

Dicas

De acordo com a professora, o primeiro passo para usar melhor o programa é saber o que pode se extrair dele. “O Excel é uma ferramenta para quem precisa lidar com uma grande quantidade de informações”, afirma. “Para digitar tabelas simples, por exemplo, o Word conta com um recurso mais eficiente.”

Além disso, os usuários não recorrem a ferramentas básicas e que podem deixar o dia no escritório menos complicado. “Muitas pessoas não usam as funções de busca e procura. Por isso perdem muito tempo procurando uma informação”, conta. “Outro recurso eficaz, porém pouco usado, é o autopreenchimento. Em vez de digitar o mesmo dado ou fórmula várias vezes, ela pode ativar esse recurso e economizar tempo.”

Um recurso que pode ser bem útil, segundo Paula, é criar uma planilha com diversos dados e depois criar outras a partir dessas mesmas informações. Por exemplo: uma planilha em que o preço dos produtos varia de acordo com a cotação do dólar, pode ter uma matriz com essa informação. Em vez de atualizar os preços diariamente, basta atualizar o valor da moeda americana para que todos os outros dados sejam atualizados automaticamente.

Criar gráficos em cima dos dados de uma planilha é outro ponto forte do Excel. “Você pode criar gráficos selecionando apenas alguns dados de uma tabela, como os gastos da empresa em um determinado mês”, explica. “Basta usar a tecla control para selecionar apenas os dados desejados.” Além disso, é possível exportar os gráficos em imagens, que podem ser usadas tanto em documentos do Word como em apresentações do PowerPoint.

A professora da Microcamp afirma ainda que, dominado o programa, é possível usá-lo até em tarefas domésticas. “É possível usar o Excel para fazer uma cotação de materiais escolares, por exemplo. Ou controlar o orçamento da casa. As planilhas ajudam a visualizar onde estão os maiores gastos.”