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Especialista dá dicas para que esses momentos não se transformem em perda de tempo

Que profissional nunca torceu o nariz ao receber um convite para uma reunião? Ainda mais quando sobram tarefas e falta tempo para concluí-las. Em casos assim, o encontro parece um empecilho e não algo que pode trazer benefícios para a equipe e para a empresa.

Marcar uma reunião é uma questão de respeito pelo colega que, quase sempre, deixa de fazer uma tarefa para comparecer, diz Fernando Feitoza, da Across, consultoria especializada em desenvolvimento organizacional. Para garantir a eficácia desses momentos, ele aponta vários aspectos que devem ser levados em consideração ao agendar, organizar e conduzir uma reunião.

Definição do objetivo
O ponto inicial de qualquer reunião é ter um objetivo claro, frisa o consultor. Ele é o que pauta a real necessidade desse tipo de trabalho em grupo, quem deve participar e o que vai ser discutido. Quando os objetivos não estão bem definidos, é melhor estudar o assunto e planejar com calma o que deve ser feito.

Mais detalhes
Não adianta que a equipe saiba apenas o tema do que será discutido. Ela precisa ter informações sobre o assunto e o que se espera discutir. Dessa forma, pode-se verificar a necessidade de preparar algum material, levantar informações adicionais e até mesmo confirmar a necessidade da presença de alguns participantes, esclarece Feitoza. Precisa-se de um ponto de partida e de um de chegada.

Precisa mesmo?
Graças à quantidade de formas com que os colegas se comunicam entre si ¿ e-mail, telefone ou mensagem instantânea, por exemplo ¿ é importante verificar se há a necessidade de convocar uma reunião ou se o assunto pode ser tratado por outra via. Caso o tópico seja muito relevante, justifica agrupar as pessoas. De outra forma, pode ser comunicado pela intranet ou por algum boletim, explica Feitoza.

Participantes
Uma coisa é saber quem é fundamental e outra, bem diferente, é saber quem é desejável, comenta Fernando Feitoza, da Across. Ter isso bem delimitado evita que as pessoas percam tempo, que não fiquem incomodadas com os convites de reunião e que o grupo se disperse. É preciso ter respeito pelo tempo dos colegas.

Reunião ou privacidade?
Como a configuração física atual das empresas vêm abolindo as paredes entre um colaborador e outro, muitas vezes, são realizadas reuniões para que as pessoas consigam trabalhar com privacidade e sem incomodar o restante dos colegas. Isso, no entanto, dá a sensação de que são feitas mais conversas do que o necessário, tanto para que participa delas, quanto para quem apenas observa, alerta.

Tempo determinado
Segundo o consultor, no convite, já deve ser incluída a duração do encontro, para que o profissional possa organizar o restante de sua agenda. O tempo estimado não pode ser muito grande, porque facilita a perda de foco, nem muito pequeno, por ser ilusório, o que impede a correta discussão das pautas e ainda ocasiona atrasos nos compromissos agendados após essa reunião.

Formalidade na medida
Conhecidas como as vilãs da produtividade, as regras podem garantir a eficácia. O excesso de formalidade atravanca, mas a falta dela torna o ambiente relaxado demais. O que era para ser uma reunião decisiva pode acabar virando um bate-papo, avisa o especialista.

Hora do intervalo
Pensar no bem-estar dos colegas durante os momentos de discussão também é atribuição de um bom condutor. Café, água e alguma coisa para comer ajuda a manter o grupo unido quando a conversa é longa. Outra opção é sugerir um intervalo para as pessoas irem ao toalete, retomarem a concentração e descansarem um pouco Aconselho parar por pouco tempo e manter os participantes por perto, para não atrasar o recomeço.

Anotações
Reuniões produtivas geram decisões e ações delimitadas. Dessa forma, o registro do que foi decidido, bem como a definição dos responsáveis e os prazos de implementação e conclusão de cada tarefa precisam ser registrados. Caso a empresa não tenha um ambiente tão formal, não acho necessária uma ata. Pode ser apenas a lista dos tópicos, as ações e os prazos.

Assunto encerrado
Saber a hora de encerrar a reunião é muito importante. Quem a convocou deve observar se os principais pontos foram discutidos, se foi estabelecido um plano de ação e também se as pessoas estão cansadas. Nesse momento, chega-se a um nível improdutivo, ensina Fernando Feitoza. Quando isso acontece, a melhor alternativa é encerrar a reunião, mesmo que alguma questão tenha ficado aberta. Cabe avaliar se o que ficou pendente pode ser tratado por e-mail, por exemplo, sugere.

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