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Veja 6 dicas para deixar suas apresentações mais eficientes

Escrever um roteiro antes e usar menos texto nos slides são alguns dos conselhos de especialista em apresentações

Pedro Marques, do iG São Paulo | 23/12/2010 05:50

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Imagine a seguinte situação: depois de passar horas a fio se dedicando a um novo projeto, chegou o grande dia de mostrar “o filho” para os chefes e colegas. Você, então, tem a brilhante sacada de fazer sua apresentação com a ajuda do Microsoft PowerPoint. Mas... alguma coisa não está funcionando. Os slides estão muito confusos. A audiência começa a fazer muitas perguntas. Você fica nervoso. E aquela que seria sua chance de se destacar profissionalmente vira um “mico”.

Foto: Fotomontagem: José Dionísio

Domínio da oratória e dos recursos de apresentações podem ser um diferencial para a carreira

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Quem trabalha em um escritório com certeza já presenciou essa cena, seja como espectador ou apresentador. Afinal, o PowerPoint é uma das ferramentas mais utilizadas no ambiente profissional para expor ideias. Justamente por ser tão popular, é comum ver apresentações feias, mal estruturadas e que pouco acrescentam a um projeto. E por que isso acontece? De acordo com Eduardo Cury Adas, sócio-diretor da Soap, empresa especializada em fazer apresentações corporativas, “o PowerPoint não é o vilão, mas na maioria das vezes, ele é muito mal utilizado”.

Com os atributos de comunicação verbal cada vez mais valorizados nas empresas, os profissionais devem considerar o domínio da oratória e dos recursos de apresentações como um diferencial de carreira. Quem não tem essa facilidade naturalmente pode aprender técnicas úteis para desenvolver a retórica e, ao mesmo tempo, buscar conhecer melhor as ferramentas tecnológicas usadas nas reuniões.

Segundo o diretor da Soap, um erro recorrente é a falta de planejamento antes de começar a fazer uma apresentação. “Abrir o PowerPoint e sair fazendo uma apresentação é quase a mesma coisa que um diretor de filme pegar a câmera e sair filmando. Não vai funcionar. Várias etapas precisam ser feitas, como definir o objetivo, o perfil do público, quanto tempo ele tem.” A seguir, Adas – que ministra workshops sobre como usar melhor o PowerPoint –, explica melhor essas etapas e dá dicas para que a sua próxima apresentação seja um sucesso.

Conte uma história – “A primeira grande dica é, quando pensar em fazer uma apresentação, não abra o PowerPoint. Pegue um papel e tente escrever um roteiro. Nós sempre começamos a apresentação fazendo a redação da história, que precisa ter começo, meio e fim”, conta Adas. “Com esse roteiro, a gente define o raciocínio que vai orientar os slides.”

Recheie os slides – Depois de definir qual história você quer contar em sua apresentação, é preciso procurar o “recheio”. “Números e casos de sucesso são a sustentação da apresentação e entram em um segundo momento. Essa é a fase de pesquisar materiais de referência, dados e exemplos. Depois, distribua as informações nos slides.”

Ilustre – “Cuidado com os templates (modelos de apresentação) horrorosos que vêm com o PowerPoint”, diz Adas. “O visual têm que estar de acordo com o que você quer que a audiência entenda. Defina a mensagem que você quer transmitir e procure imagens que ilustrem isso.”

Menos (texto) é mais – “Quanto menos texto, mais credibilidade o apresentador passa”, avalia o diretor da Soap. “O texto deve funcionar só como um gatilho, com palavras-chave que o apresentador vai utilizar para se orientar e conduzir a apresentação.”

Pratique – De nada adianta fazer uma apresentação bonita se você não domina o assunto. “Procure memorizar a história e treinar com o PowerPoint fechado, para deixar a apresentação mais didática e fluída. É o apresentador que deve conduzir a tela, não o contrário.”

Use um cronômetro – “Quanto melhor o projeto, menos tempo você precisa para expor sua ideia”, destaca Adas. “Já vi apresentações com vários slides que terminaram em 15 minutos e prenderam a atenção do público. Por outro lado, já vi palestras com apenas quatro slides que duraram mais de 2 horas e foram muito cansativas.”