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Faça bom uso do e-mail corporativo

Confira as dicas de especialista em comunicação na hora de trocar mensagens

Rachel Sciré |

O e-mail é a principal forma de comunicação em muitas empresas, sobretudo pela agilidade que proporciona. Mas, na hora de escrever uma mensagem, fique atento. Alguns erros comuns podem não só causar ruídos entre as partes como prejudicar sua imagem profissional.

 Um e-mail deve ser claro, rápido e objetivo, além de seguir as normas gramaticais, ensina a professora do curso de Comunicação Escrita do Senac, Marcia Freindorson. Para ajudar no momento da redação, confira as dicas abaixo.

¿ Etiqueta - As regras de etiqueta corporativa também valem para as mensagens eletrônicas, principalmente porque o e-mail funciona como documentos oficiais em alguns casos. O que não se faz no dia-a-dia da empresa não deve ocorrer no texto, lembra Marcia. O tom deve manter a formalidade, mesmo que se conheça bem o destinatário.

¿ Tom - Ser cortês é sempre bem-vindo, mas não se anime. Evite começar o e-mail desejando Bom dia ou Boa tarde. Prefira colocar direto o nome da pessoa e logo abaixo o texto da mensagem. Ao se despedir, nada de beijos e abraços. Encerre com um agradecimento simples. 

¿ Acentuação e ortografia - Mantenha a grafia das palavras na forma padrão. Nem todas as pessoas estão acostumadas com a linguagem utilizada na Internet e nas salas de bate-papo on-line.

¿ Pontuação - A pontuação deve ser respeitada. A ausência de vírgulas e pontos muda o sentido da mensagem, explica a professora. Além disso, pontos de exclamação e reticências não servem para redigir mensagens de trabalho. Só devem ser utilizados para conversar com os amigos, diz.

¿ Abreviaturas - Evite. De acordo com Marcia, muitas pessoas se confudem por não entenderem o que o outro quis dizer. Se for abreviar, procure saber qual a maneira certa. A palavra departamento, por exemplo, é abreviada comumente como depto, mas o correto seria dep., ensina.

¿ Objetividade - Comece o parágrafo com o verbo que resume a mensagem do e-mail. Por exemplo: Faremos a alteração solicitada dentro de duas horas, em vez de A alteração solicitada será feita dentro de duas horas. Isso torna a transmissão da informação mais fácil. 

¿ Tamanho - Procure não escrever demais. Mensagens muito longas perdem a agilidade. O texto deve ter dois ou três parágrafos, com frases curtas, afirma a professora.

¿ Revisão - Depois de digitar a última palavra, não clique em enviar. Releia o conteúdo. A concordância e a ortografia merecem atenção total, caso contrário seu texto pode causar má impressão. Verifique também se a informação está clara e corte palavras repetidas.

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