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Empresa real, escritório virtual

Entenda como funciona e veja quais são as vantagens que esse modelo oferece

Andreza Emília Marino |

Há dois anos, o escritório Ramos Lima Advogados, especializado em auditoria tributária, estava em franco crescimento. Na mesma proporção, cresciam também o pessoal de apoio, os custos e o número de afazeres que não tinham relação direta com o negócio propriamente dito. Quando faltava a secretária, quem iria atender ao telefone? E quando os três sócios precisavam viajar, quem recolheria a correspondência?, pergunta o advogado Jhony Fabrício Ramos, sócio do escritório. Preocupações como uma simples troca de lâmpada ou o café servido aos clientes estavam tomando tempo que poderia ser destinado ao negócio.

Foi aí que decidiram alugar um escritório virtual. Reduziram, assim, os custos com pessoal e conseguiram maior foco em suas atividades. Eles calculam uma diminuição média de custos de 60%. O escritório é localizado em uma área comercial de São Paulo, com fácil acesso a transportes públicos e aeroporto, com duas recepcionistas em horário comercial, que atendem às ligações e aos clientes como se fossem funcionárias da empresa. Caso haja necessidade de salas de treinamento ou reunião adicionais, é possível contratá-las à parte. Os clientes não acham estranho termos um escritório virtual. Afinal, ele funciona como qualquer um deveria funcionar. Apenas não temos as preocupações que os outros têm, e ainda gastamos menos, comemora. Nosso negócio é Direito. Deixamos a outra parte para quem tem competência no assunto.

A modalidade vem conquistando cada vez mais adeptos. A rede de escritórios virtuais Virtual Office fechou 2008 com saldo positivo. A empresa cresceu 20% em relação a 2007 e conta com mais de mil clientes - entre os quais, a Ramos Lima Advogados. Para este ano, a expectativa é de gerar bons negócios com empresas estrangeiras, além de entrar no ramo bancário e também aumentar o escopo de profissionais liberais. Mesmo com mercado retraído, a previsão é de crescer 12% até o final do ano. Ninguém mais quer arcar com o ônus de um escritório. Os dois grandes apelos são a economia e o fim das dores de cabeça administrativas, diz Mari Gradilone, diretora-executiva.

Adeus, latidos de cachorros
A Virtual Office conta com seis endereços em pontos estratégicos de São Paulo e do Rio de Janeiro e diversas formas de contrato, que contemplam ou não a locação do espaço físico. Existem casos em que a pessoa trabalha em casa, mas precisa de um local para fazer reuniões ou de alguém para receber correspondências e transmitir recados, explica Mari. Geralmente, são profissionais liberais que querem passar credibilidade e não desejam que seus clientes ouçam latidos de cachorro, TV ligada ou gritaria de crianças.

Os planos vão de R$ 180 (apenas o endereço) a R$ 2.500 (pacote completo). O cliente pode alugar uma sala exclusiva com móveis de escritório, ar condicionado e acesso de link dedicado para Internet, recepcionistas bilíngües e telefonistas, que atendem e anotam recados. O empresário pode contar também com um serviço via Internet que mostra em tempo real anotações, recados e agendamentos. Para quem está começando um negócio, é um alívio poder esquecer que existe aluguel, condomínio, fiador, IPTU, enumera a diretora da Virtual Offices.

De acordo com Marília Mattos, gerente da Rio Offices, no Rio de Janeiro, são clientes de escritórios virtuais agências de publicidade, consultorias e escritórios de advocacia e contabilidade. Basta só um computador. O resto é por nossa conta, brinca.

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