Você consegue cumprir sua agenda ou está atolado de trabalho?

Segunda-feira é um bom dia para tentar começar a semana com o “pé direito” e organizar a agenda. Para responder e-mails instantaneamente, participar de uma ligação telefônica em grupo de última hora com a filial no exterior e ainda escrever atas e postar na extranet da empresa, muita gente faz horas extras ou nem mesmo tira férias.

Mas para a publicitária Ana Carolina Franceschi Simões, sócia da MultiMeta Treinamentos , não é mais bem visto o profissional ‘faz tudo’, aquele que responde na mesma hora aos pedidos de todo mundo, leva trabalho para casa, não tem tempo para o lazer e nem dá atenção aos filhos.

Se você acha que está difícil cumprir a agenda, confira as dicas de Ana Carolina.

1 - Estabeleça o que é importante para você e para o seu chefe - Além de ser necessário diferenciar o que é urgente do que é importante, precisamos nos adaptar aos pedidos de nossa chefia ou colegas. Um passo importante é sempre perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para que a tarefa seja concluída. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim, mas ao recebermos, nos sentimos na obrigação de terminá-la, prejudicando o que havíamos programado para o nosso dia de trabalho. Comunicação é uma palavra importantíssima no processo de administração de tempo.

2 - Saiba dizer “não” - Não é porque negamos a participação em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que iremos ser taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras do que o necessário.

3 - Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são outro grande mal das grandes corporações. A quantidade de encontros para as quais somos chamados certamente poderia diminuir. Analise se a reunião é mesmo necessária. Em caso positivo, envie a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e, como num debate na tevê, utilize um cronômetro para que ninguém estoure o tempo. Caso contrário, as discussões começam a se dispersar e a reunião termina com nenhum resultado produtivo. No caso de estar com outras tarefas urgentes, podemos pedir a um colega que compareça em nosso lugar, ou simplesmente solicitar a ata, após a reunião. Portanto, estabeleça estes filtros para ganhar mais tempo no trabalho para o que realmente é importante.

4 - Não deixe que e-mails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua concentração - Como lidar com e-mails intermináveis, mensagens instantâneas e posts em mídias sociais que nos tomam boa parte do dia? Uma dica é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o dia todo em meio a todas essas informações. O e-mail ainda é o meio mais comum de comunicação. Mas pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma tarefa que exija concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar. Dessa forma, não vamos nos distrair a cada e-mail que chegar. As mensagens instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou urgente, ou simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.

5 - Considere um espaço para imprevistos em sua agenda - Use e abuse do seu calendário e/ou agenda e mantenha-se sempre a par de suas próximas atividades e reuniões. Porém considere sempre um tempo para os chamados “imprevistos”. Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado ocorrer, como um pedido da diretoria ou um telefonema mais longo de um cliente, a programação vai por água abaixo e teremos de ficar até mais tarde. Um espaço para imprevistos evita que isso aconteça e aumenta a chance de sair no horário e assim termos tempo para a família e amigos.

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