A adoção de um cronômetro pode ajudar a controlar o tempo

Quando as reuniões são sinônimo de encontros maçantes e perda de tempo é sinal de que algo está errado. Segundo um estudo realizado pela Triad Consulting  com 2 mil profissionais, 64% disseram que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas.

Para tornar esses encontros mais produtivos e eficientes, confira dez dicas de Christian Barbosa, do  blog Mais Tempo , especialista em produtividade e autor do livro Estou em reunião, da editora Agir:

1) A reunião tem de ser planejada . Não vá com pautas de temas abrangentes, como, por exemplo, logística e vendas. Esses temas são muito amplos e dispersos. Vá com um macroassunto que deverá estar resolvido quando a reunião acabar.

2) Convoque somente as pessoas necessárias.

3) Não ultrapasse o tempo de duas horas em cada encontro. Se houver muitos assuntos a se tratar, é recomendado fazer um intervalo de 30 minutos a cada duas horas para que as pessoas não fiquem dispersas.

4) A reunião deve ter um condutor , que não é o líder situacional, isto é, aquela pessoa que mais domina o assunto ¿ e tende, consequentemente, a falar mais.

5) Use um cronômetro ao invés de um relógio para controlar o tempo da reunião. Esse cronômetro deve ter a contagem regressiva. Assim, fica fácil contar quanto tempo falta para acabar a reunião e com isso focar nos assuntos sem digressões. 

6) Conversas paralelas devem ser cortadas imediatamente.

7) Os celulares devem estar desligados ou, de preferência, serem recolhidos no início da reunião para evitar que as pessoas troquem mensagens de texto.

8) O computador portátil também só deve ser aceito por quem precisa dele durante a reunião.

9) Entre as tarefas do condutor está a de anotar as principais idéias e os objetivos alcançados no encontro.

10) Também é papel do condutor enviar para os participantes as principais ações e idéias que foram abordadas na reunião.

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