O papel usado no dia a dia das prefeituras tem um custo para os cofres públicos. E não é baixo. Em Americana (SP), o consumo médio de 96 toneladas de folhas A4 para formulários custava cerca de R$ 2 milhões a cada ano. É mais do que o R$ 1,6 milhão usado para construir duas unidades de saúde recém-inauguradas na cidade de 242 mil habitantes.
Desde março de 2020, o município excluiu esse tipo de gasto com a digitalização de processos internos. O caminho tem sido traçado também por outras prefeituras que, em um cenário de economia deteriorada, viram na digitalização uma oportunidade de melhorar seus caixas.
A pandemia impulsionou o processo, que já vinha ganhando escala, diz Jeferson Castilho, um dos fundadores da 1Doc, startup de tecnologia que extingue papéis dos processos públicos.
"Com a escassez de recursos, os municípios precisam ser cada vez mais eficientes e, desde 2014, percebemos esse interesse pela digitalização, que aumentou na pandemia, quando foi preciso abrir as portas de forma digital para continuar prestando serviços à população", disse Castilho, que aumentou em 150% o número de clientes do setor público durante o período.
Em um ano e sete meses, Americana já acumula uma economia de mais de R$ 3 milhões. Além do dinheiro, poupou tempo de servidores e da população, pois os processos ficaram mais rápidos. Uma certidão negativa de débito que demorava quatro dias agora sai em seis horas, por exemplo.
"É também um projeto sustentável, já que as 31,5 milhões de folhas que deixamos de imprimir em um ano e sete meses pouparam 3.150 árvores e economizaram 81,5 milhões de litros de água", diz Eduardo Spilla, diretor administrativo e gestor do Americana Inteligente.
Leia Também
Em Caruaru (PE), os primeiros oito meses de implantação do Caruaru Digital reduziu em mais de 90% os gastos com papel, que eram em torno de R$ 500 mil ao ano e passaram para cerca de R$ 29 mil. Caiu em 70% o tempo gasto para procedimentos públicos, de forma geral
Leia Também
"Nós já tínhamos o planejamento de investir nessa plataforma para economizar recursos, até porque sabemos que o dinheiro que chega para a prefeitura é insuficiente para tocar obras e demandas da população. Com a pandemia, esse processo acelerou", afirma Armando Silva, gerente de Desenvolvimento de Pessoas da prefeitura.
Solicitação de licença ou acesso a contracheque agora são feitos em uma única plataforma disponível aos mais de 10 mil servidores da cidade, o que ajudou até na economia do combustível usado para o deslocamento entre diferentes órgãos.
Logística da vacina
Recife também tem apostado na transformação digital. A logística da imunização contra a Covid-19 é exemplo disso: o 1,5 milhão de habitantes conseguiram agendar o dia, horário e local da vacina sem sair de casa. Ainda puderam tirar dúvidas ou comunicar problemas em um chat online. Isso, segundo o prefeito João Campos (PSB), garantiu um melhor planejamento de logística, armazenamento e distribuição .
Outros processos também foram simplificados: a abertura de uma empresa agora é online e sai em uma hora. Antes, durava quatro dias.
"Aumenta a qualidade do gasto e oferece um serviço com mais eficiência", afirma Campos. "Isso torna a máquina mais acessível e mais competitiva , o que atrai investimentos."