Não há dúvidas de que o contador faz um trabalho de extrema importância. Ele é o responsável por praticamente todas as informações fiscais, contábeis, sociais e tantas outras que são processadas e divulgadas na empresa.
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“Assim sendo, cabe a cada empresário ou grupo econômico mitigar ao máximo seus riscos, recorrendo a algumas boas práticas que lhe traga mais controle e segurança sobre a administração contábil de sua empresa ”, diz o diretor técnico da Oficina 1, Wagner Xavier.
De acordo com o especialista, atualmente este tema é amplamente tratado por grandes companhias que aplicam recursos e práticas de Governança Estratégica de Tecnologia da Informação, mas que empresas de portes menores também deveriam observar a prática. Penando nisso, Xavier listou 10 orientações para o empresário se atentar ao seu fornecedor de sistemas:
1-Recurso de auditoria e cruzamento de informações
O empresário deve exigir que o sistema de software de gestão contábil tenha recursos de auditoria e cruzamentos de informações que previnam erros contábeis, fiscais, de apurações ou abertura para possibilidade de fraude de informações.
2-Canal
O especialista recomenda que a companhia possua um canal – online, de preferencia – com a guarda segura de todos os documentos fiscais, guias, impostos, contratos, entre outros documentos que permitam a rastreabilidade destas informações.
3-Notificações
É benéfico também para o empreendedor que o seu negócio tenha mecanismos de avisos eletrônicos e sistemas de workflow ou fluxo de trabalho que possibilite total integração entre o escritório contábil e a empresa de forma online.
4-Agenda
Em relação às datas, o que o empresário pode fazer é ter uma agenda tributária com controle sobre as entregas de suas obrigações ao fisco. Desta forma, fica garantida toda assertividade quanto às informações reportadas no prazo correto.
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5-Acesso à informação
É essencial para o empresário saber quem acessa às informações financeiras do seu negócio , como, quando e para qual finalidade. Assim todos os dados disponíveis serão confiáveis e de boa qualidade.
6-Backup
Fazer constantemente backups de informações por meio de sistemas efetivos podem garantir a integridade das informações e a defesa de ataques digitais.
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7-Infraestrutura
Xavier alerta que uma boa infraestrutura de hardware, software e banco de dados garantem segurança às informações da empresa.
8-Integração dinâmica
Uma busca por uma integração dinâmica pode ser segura com aplicativos empresariais (ERP), assim o escritório pode promover a integração do jeito mais “online” possível, evitando a redundância de informações, que podem acarretar em erros na escrituração e processamento.
9-Aplicativos
Utilizar aplicativos contábeis e tributários que fazem a função de integrar [de modo online] com os sites governamentais, como SEFAZ, Ministério do Trabalho e sites de expedições de CNDs, eCAC, podem ser úteis para garantir que o fisco retroalimente o empresário com informações oficiais.
10-Publicação
É recomendável que se publique relatórios sobre o fechamento contábil para os responsáveis pela empresa. Xavier diz que é importante que os dados sejam disponibilizados em tempo real, assim qualquer problema pode ser resolvido da forma mais rápida possível.
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